Introducción
Durante el año 2019 el Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso Información Pública (ICHITAIP), registró avances importantes tales como a realización de transferencias primarias, capacitación a los sujetos obligados y acompañamiento continuo servidores públicos que fungen como Responsables de Archivo de Trámite del ICHITAIP.
En la conformación del PADA del año 2020, se han considerado actividades y proyectos para mantener una adecuada gestión y organización archivística, tanto en los procesos físicos como en sus flujos documentales, fortaleciendo estas actividades con la implementación de la Ley Estatal de Archivos y Ley General de Archivos.
Para el ejercicio 2020, de conformidad con el artículo 6º de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el artículo 31, fracción V de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, artículo 19, Apartado B inciso e, Artículo 33 de la fracción XII y XIII de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, artículo 12, artículo 40 de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, artículo 23 de la Ley General de archivos, los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos, deberán elaborar un Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) y publicarlo en su portal electrónico en los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente, que constituya la guía de las actividades que se ejecutarán en los próximos meses en concordancia con las funciones.
Justificación
Se desarrolló el PADA-2020 con el fin de definir claramente las actividades, tiempos y responsables involucrados directamente en ejecutarlas, a través de la Dirección de Archivos y del Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos, los responsables de archivos de trámite que se han nombrado en cada una de las unidades administrativas y del Archivo de Concentración, a lo largo del ciclo de vida de los documentos y con ello dar continuidad a la implementación del Sistema Institucional de Archivos del Instituto.
Objetivo General
El objetivo general del PADA-2020, tiene como finalidad llevar a cabo acciones de gestión documental encaminadas al fortalecimiento de la transparencia y las condiciones que permitan garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información y la rendición de cuentas y la organización y conservación de archivos considerando la adopción de las mejores prácticas en la materia.
Buscar el trabajo interdisciplinario SIEMPRE, para cualquier actividad relacionada con la gestión Documental y la administración de Archivos de la entidad.
Marco Normativo de Referencia
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No. |
Disposición Jurídica |
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1. |
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos |
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2. |
Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado Chihuahua |
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3. |
Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Publica |
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4. |
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua |
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5. |
Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados |
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6. |
Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Chihuahua |
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7. |
Ley General de Archivos |
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8. |
Ley de Archivos del Estado de Chihuahua |
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9. |
Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos |
Planeación
El PADA-2020, es un instrumento se elabora en congruencia a los procesos en los archivos de trámite de todas las unidades administrativas del ICHITAIP, así como en su Archivo de Concentración, al incorporar un cronograma en donde se precisan las actividades y se establecen tiempos para su realización, facilitando la coordinación y posibilitando avances significativos en la materia.
En cumplimiento a la normatividad mencionada y en apego a lo establecido en el artículo 28 fracciones IX de la Ley General de Archivos, corresponde a la Dirección de Archivos, Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico que resguarde el Instituto.
Programa 1: Instrumentos de Control Archivística
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Actividad |
Ejecución |
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Como parte de las Obligaciones de Transparencia y en atención al artículo 77 fracción XLV de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, se actualizará el Catalogo de disposición y Guía de archivo Documental en la Plataforma Nacional de Transparencia. |
Enero |
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En atención al artículo 23 de la Ley General de Archivos, se elaborara el Programa Anual de Desarrollo Archivístico y posteriormente se publicara en el portal electrónico del Instituto, dentro de los primero 30 días naturales del ejercicio fiscal. |
Enero |
Programa 2: Fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos
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Actividad |
Ejecución |
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Reuniones de Comité Técnico De Administración de Documentos y Archivos mínimo 2 en el año y las que se necesiten de manera extraordinaria. El objetivo es dar el seguimiento del trabajo y pendientes que se tengan en cuanto a la administración documental del Instituto. |
Septiembre y Diciembre |
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Reuniones con enlaces de archivo de trámite. Para medir el avance en la integración de inventarios documentales en las unidades administrativas. |
Octubre y noviembre. |
Programa 3: Mejora continúa de software para la administración de documentos y archivos.
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Actividad |
Ejecución |
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Integrar módulo de control de préstamos de expedientes para archivo de trámite y archivo de concentración. |
Segundo Semestre |
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Integrar un módulo que genere por sí mismo reportes de inventario general de archivo de trámite y concentración. |
Segundo Semestre |
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Integrar módulo para el control, envío y recepción de correspondencia, interna y externa. |
Segundo Semestre |
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Integrar una modalidad de búsqueda avanzada, donde tome en consideración el campo de descripción y observaciones de la caratula del expediente, con el objetivo de tener accesibilidad oportuna a la información. |
Segundo Semestre |
Programa 4: Capacitación al Personal de la Dirección de Archivos y Responsables de Archivos
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Actividad |
Ejecución |
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Adicional al personal que forma parte de la Dirección de Archivos, se debe capacitar en procesos técnicos al personal que funge como Responsable de Archivo de trámite. Se consideran 3 capacitaciones externas en el año, así como promover que tomen los cursos o talleres virtuales que ofrece el INAI, AGN y ALA. Adicionalmente las veces que sea necesaria de manera interna. |
Permanentemente |
Programa 5: Clasificación, Ordenación y transferencia primarias de archivos.
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Actividad |
Descripción |
Ejecución |
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Transferencias Primarias
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Recibir transferencias primarias en archivo de concentración de expedientes que ya concluyeron su período de resguardo en la Unidad de Archivo de Trámite, esto en concordancia como base la información del catálogo de disposición documental. Deben realizarse al menos 2 transferencias programadas en el año. Dicho procedimiento se lleva a cabo con el acompañamiento de esta Dirección para asesorarlos en todas sus dudas. |
Junio y Noviembre |
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Inventarios Documentales |
Continuidad en la integración del inventario documental en archivo contenido en Concentración y la integración de inventario de lo existente en los espacios de archivo de trámite. |
Permanentemente |
Identificación y evaluación de riesgos vinculados a los procesos de gestión documental
En este apartado se hace un análisis con el objetivo de identificar, evaluar, jerarquizar, controlar y dar seguimiento a los eventos y amenazas que obstaculicen o impidan el cumplimiento de los objetivos y metas.
Fortalezas
- Presupuesto asignado
- Capacitación Permanente
- Sistema automatizado de Gestión Documental
Debilidades
- Establecer un balance entre las actividades sustantivas y las actividades archivísticas.
- Actualización marco normativo interno en la materia.
- Falta de personal
Oportunidades
- Mejores prácticas internacionales
Amenazas
- No se cumpla con el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020
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Núm. |
Riesgo identificado |
Gravedad |
Probabilidad |
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1 |
Eliminación no autorizada de documentos. |
Muy grave |
Posible |
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2 |
Modificación no autorizada de documentos. |
Grave |
Posible |
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3 |
Perdida accidental de documentos. |
Muy grave |
Posible |
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4 |
Daño de documentos por factores de medioambiente. |
Grave |
Posible |
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5 |
Fallas del sistema de gestión documental |
Moderada |
Probable |
