Jueves 10 de junio de 2021
Un reto que deberán enfrentar las próximas administraciones públicas ante el cambio de gobierno, es minimizar la posible pérdida de documentos por decisiones discrecionales ante el proceso de entrega-recepción que deberán enfrentar, para lo cual deben asumir medidas de protección de todo lo referente a la cuestión documental, manifestó la Comisionada del Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Información (ICHITAIP), Amelia Lucía Martínez Portillo, durante su participación en el “Conversatorio sobre los Retos de la Ley General de Archivos y las Armonizaciones Estatales”, celebrado este día de manera electrónica.
En el evento que se realizó éste día y en el que el Comisionado Presidente del ICHITAIP, Ernesto Alejandro de la Rocha Montiel, la Comisionada de éste órgano garante, alertó que en los procesos de entrega recepción los esfuerzos se enfocan en llenar una serie de formatos referentes a bienes muebles e inmuebles, en recursos humanos, cuestiones financieras, pero se deja de lado todo lo que es cuestión documental.
De manera indirecta, por una auditoría o una solicitud de acceso a la información de un ciudadano, hemos visto muchas veces como las autoridades entrantes justifican no proporcionar la información argumentando que la anterior administración no dejó evidencias o los datos requeridos.
Advirtió que está situación ya se vivió durante el pasado cambio de administraciones municipales, sobre todo en los pertenecientes a la región serrana. Aquí, un riesgo importante que hay, es la desaparición de documentos y no solamente el soporte físico, si no en los medios electrónicos, donde muchos sí entregan las computadoras, pero no su contenido cuando debe formar parte de toda la cuestión documental.
Por otra parte, llamó a las autoridades entrantes a contemplar en sus presupuestos del próximo ejercicio fiscal, un recurso para el área de archivos, para su mantenimiento físico, contemplando el uso de tecnologías apropiadas para permitir el correcto desarrollo del proceso de gestión documental.
La gestión documental, indicó, ayuda a tener una calidad en los servicios que son la columna vertebral. “El reto es mayúsculo y será difícil tener más recursos, pero lo importante es que todos los servidores tengan la convicción de la importancia del manejo documental adecuado”.
Añadió que la continuidad de las instituciones requiere de archivos integrados, la transparencia exige en todo momento archivos legibles y el acceso a la información lo requiere.
“Si logramos que se aplique esta ley, sin riesgo a exagerar, seremos actores de una nueva realidad en la administración pública”, dijo la funcionaria del ICHITAIP.
Por otra parte, indicó que la falta de armonización de las legislaciones en materia de archivos, entre las leyes locales y la Ley General, ha hecho que los Sujetos Obligados no hayan implementado a la fecha el Sistema Institucional de Archivos a pesar de la obligación que existe por ley para ello.
Aunado a lo anterior, mencionó, falta personal capacitado, las personas no conocen el ciclo de vida documental, muchos sistemas no están constituidos y otros no saben del registro nacional.
Indicó que los archivos, su gestión y difusión son componentes esenciales en toda democracia al contar con una sólida estructura que fortalece el derecho a la verdad, a la información y garantiza la transparencia y una adecuada rendición de cuentas.
Por su parte, la Comisionada del INAI, Josefina Román Vergara, que participó como ponente junto con el experto en Archivos y Gestión Documental, Jorge Nacif Mina, manifestó que a la fecha 19 estados han cumplido con armonizar sus leyes de archivos con la legislación nacional.
El próximo 15 de junio vence el plazo establecido en el artículo Cuarto Transitorio de la Ley General de Archivos para que todos los estados cumplieran con la armonización, pero solo lo han hecho los estados de Zacatecas, Durango, Colima, Nuevo León, Hidalgo, Jalisco, Oaxaca, San Luis Potosí, Yucatán, Guanajuato, Tabasco, Chiapas, Sonora, Ciudad de México, Estado de México, Nayarit, Aguascalientes, Tlaxcala y Chihuahua, grupo al que se suma Sinaloa, aunque está pendiente de publicar su ley.
Comentó que el INAI junto con el Archivo General de la Nación ha brindado acompañamiento a los estados en el gran reto que es la armonización de los marcos normativos en materia de archivos.
En este evento transmitido electrónicamente, participaron representantes de Sujetos Obligados como el Conalep, Estacionómetros de Camargo, DIF del Municipio de Dr. Belisario Domínguez, DIF Juárez, JMAS Juárez, Instituto Municipal de la Cultura, Instituto Municipal de la Juventud Parral, DIF Parral, ICHEA, Partido Acción Nacional, JMAS Cuauhtémoc, CUM Cuauhtémoc e Instituto Tecnológico Superior de Nuevo Casas Grandes, entre otros.
El evento se realizó en el marco de la celebración del Día Internacional de los Archivos que se celebra cada 9 de junio, desde el año 2008, cuando fue establecido por la Organización de las Naciones Unidas.
